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CONTROL DOCUMENTAL: LA IMPORTANCIA DE DIGITALIZAR LA INFORMACIÓN DE TU FLOTA DE VEHÍCULOS EN UN SOLO LUGAR.

¿Cuándo vence tu licencia?, ¿Está próxima a vencer?, ¿Ya expiró? Imagina ahora que estás a cargo de una flota de más de 100 vehículos, y debes contar con toda la documentación al día de cada una de las unidades y sus conductores, más todo lo que conllevaba a que esto sea posible. Si, puede resultar una locura.

Bien sabemos que por norma tanto vehículo y conductor deben tener toda su documentación vigente, por lo que contar con esta información es primordial para toda empresa. Sin embargo, mantener este registro de forma manual, diariamente a cargo de una persona, es una actividad desgastante que no solo genera merma de tiempo, sino también de dinero.

Cuando enfrentamos un siniestro, donde tanto la unidad como la carga son considerados pérdida total, más todos los costos médicos que conlleva un accidente, si el seguro contratado no esta pagado, este simplemente no responde, y las multas por no contar con uno pueden llegar a ser millonarias.

Para evitar estos imprevistos es necesario actualizar, respaldar y centralizar toda la información en un solo lugar y la clave está en la digitalización de documentos e información de tu flota.

 

Importancia del control de documentos

Por todo lo anterior un sistema de control de documentos de vehículos y conductores son esenciales para la gestión eficiente y segura del transporte. Implementar un sistema de control documental garantiza:

 

  • Cumplimiento de las normas legales: Asegurar que todos los documentos necesarios, como licencias de conducir, permisos de circulación, seguros y revisiones técnicas, estén vigentes y en regla.
  • Mejora la seguridad vial: Garantizar que tanto conductores y vehículos cumplen con las normativas de seguridad, reduciendo el riesgo de accidentes.
  • Eficiencia Administrativa: Facilitar la gestión y el seguimiento de los documentos, reduciendo la carga administrativa y mejorando la eficiencia operativa.

 

Hoy la tecnología ha desarrollado sistemas que facilitan está función, Btrak dentro de su plataforma cuanta con una herramienta que concentra y almacena la información de tu flota, además supervisa las fechas de vencimiento de documentos importantes estableciendo recordatorios automáticos para evitar situaciones en las que estos expiren mientras los vehículos están en operación.

 

Con esta función obtienes:

 

  • Reducción de riesgos: Minimiza el riesgo de sanciones y accidentes al garantizar que todos los documentos están en regla.
  • Mejora de la productividad: Automatiza tareas administrativas, permitiendo a los empleados centrarse en actividades más estratégicas.
  • Trazabilidad: Proporciona una visibilidad completa del estado de los documentos, facilitando la gestión y el control.
  • Cumplimiento normativo: Asegura que la flota y los conductores cumplen con todas las normativas vigentes, evitando problemas legales.

 

El control de documentos de vehículos y conductores es crucial para la gestión eficiente y segura de las flotas de transporte. No solo asegura el cumplimiento de las normativas legales, sino que también mejora la seguridad vial y la eficiencia administrativa. Invertir en una solución tecnológica adecuada puede generar importantes beneficios en términos de reducción de riesgos, mejora de la productividad y cumplimiento normativo.

 

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